1. Используемые термины

1.1. Электронный адрес - официальный электронный адрес. 

1.2. Учетная запись электронного адреса – привязанная к электронному адресу учетная запись ПРМ, по которому доступна функциональность электронной адресации и сообщения электронной почты. 

1.3. Активация учетной записи электронного адреса - действие, в результате которого в учетной записи электронного адреса можно отправлять или получать сообщения электронной почты. 

1.4. Деактивация учетной записи электронного адреса - действие, в результате которого нельзя отправлять или получать сообщения в учетной записи электронного адреса. 

1.5. Владелец учетной записи электронного адреса: 

1.5.1. В случае физического лица - физическое лицо, зарегистрированное в Регистре жителей Латвийской Республики, чей персональный код образует привязанный к учетной записи электронный адрес ПРМ; 

1.5.2. В случае юридического лица - юридическое лицо, зарегистрированное в Регистре предприятий Латвийской Республики, регистрационный номер которого образует привязанный к учетной записи электронный адрес ПРМ. 

1.6. Пользователь учетной записи электронного адреса - пользователь, являющийся владельцем учетной записи электронного адреса, или которому владелец учетной записи электронного адреса предоставил право на доступ и использование учетной записи электронного адреса. 

1.7. Система электронного адреса - набор технологических решений, обеспечивающих предусмотренные законом «Об официальном электронном адресе» функции - безопасную, эффективную и высококачественную электронную связь, и электронный документооборот между государственными органами и частными лицами; 

1.8. Сообщение электронной почты - технически стандартизированное электронное сообщение, которое создается и отправляется в системе электронной почты с файлами или без таковых;

1.9. ПРМ - персональное рабочее место клиента, созданное аутентифицированным лицом на портале «Мое рабочее место», которое содержит идентификацию пользователя и персонализированную информацию для работы на Портале. Информация каждому пользователю доступна только о себе и только после аутентификации;

1.10. Пользователь - физическое лицо или уполномоченный представитель юридического лица, идентифицированный с помощью средств идентификации, доступных на Портале; 

1.11. Портал – портал услуг государственного управления www.latvija.lv

1.12. Мониторинг – в толковании настоящих правил означает технический прием, посредством которого две или более информационные системы обмениваются информацией, чтобы одна информационная система получала изменения в обработанных данных, которые произошли во второй системе.

2. Общая информация 

2.1. Настоящие правила являются обязывающими для всех пользователей учетной записи электронного адреса. 

2.2. Контролером системы электронного адреса является Государственное агентство регионального развития (далее ГАРР). 

2.3. После активации учетной записи электронного адреса содержимое и функциональные возможности учетной записи электронного адреса для пользователя учетной записи электронного адреса всегда будут доступны в разделе «Мое рабочее место» - «Переписка» на портале ПРМ. 

2.4. Пользователь учетной записи электронного адреса может указать адрес электронной почты для получения информационных сообщений о полученных новых сообщениях на электронный адрес или электронных сообщениях, которые не удалось отправить адресату. 

2.5. Если владелец учетной записи электронного адреса является физическим лицом, он может деактивировать или активировать свою учетную запись электронного адреса в разделе «Профиль/ Настройки». Это действие можно совершать не чаще одного раза в сутки. 

2.6. Электронные сообщения в учетной записи электронного адреса хранятся в течение 5 лет, за исключением случая, указанного в пункте 3.2.3 настоящих правил. Электронные сообщения за 30 дней до наступления срока удаления попадают в раздел «Удаленные» и больше не могут быть восстановлены. Сообщения электронной почты, которые попадают в раздел «Удаленные», удаляются навсегда через 30 дней.

3. Использование учетной записи электронного адреса

3.1. Разделы учетной записи электронного адреса имеют следующие значения:

3.1.1. Все сообщения электронной почты в учетной записи электронного адреса доступны в разделе «Переписка»;

3.1.2. Полученные на электронный адрес сообщения доступны в разделе «Полученные»;

3.1.3. Отправленные с электронного адреса сообщения доступны в разделе «Отправленные»;

3.1.4. Сохраненные черновики сообщений электронной почты доступны в разделе «Черновики»;

3.1.5. Все удаленные сообщения электронной почты доступны в разделе «Удаленные».

3.2. Пользователь учетной записи электронного адреса может:

3.2.1. просматривать, загружать, сортировать по временному интервалу, искать, выбирать, в соответствии с функциями, имеющимися в соответствующих разделах, все сообщения электронной почты во всех разделах, упомянутых в пункте 3.1 настоящих правил;

3.2.2. составлять новое сообщение электронной почты, добавлять к нему приложения (найти информацию об общем размере и формате прилагаемых файлов можно, нажав кнопку «?», находящуюся рядом с кнопкой «Добавить приложение» в форме сообщения электронной почты), указать одного или нескольких адресатов, перед отправкой подписать электронное сообщение безопасной электронной подписью, сохранить составленное электронное сообщение в виде черновика, отправить составленное электронное сообщение;

3.2.3. удалять сообщения электронной почты из разделов «Полученные» (кроме сообщений, выделенных жирным шрифтом, которые не открыты), «Отправленные», «Черновики», а также полностью удалять из раздела «Удаленные»;

3.2.4. восстановить сообщения электронной почты, видимые в разделе «Удаленные», если они не помещены туда автоматически в результате работы системы электронного адреса в соответствии с пунктом 2.6 настоящих правил.

3.2.5. В разделе «Профиль / Настройки»:

3.2.5.1. в отношении учетной записи электронного адреса физического лица:

3.2.5.1.1. убедиться в идентификации своих данных;

3.2.5.1.2. указать дополнительные каналы связи: адрес электронной почты, телефон, адрес, согласиться с уведомлениями для использования электронной почты, которые могут быть отправлены в результате пользования электронными услугами портала;

3.2.5.1.3. указать банковский счет, который можно использовать для электронных услуг, в дальнейшем использовании которых следует указать свой банковский счет;

3.2.5.1.4. указать количество записей по умолчанию, отображаемое в разделах учетной записи электронного адреса;

3.2.5.1.5. активировать или деактивировать учетную запись электронного адреса в соответствии с пунктом 2.5 настоящих правил;

3.2.5.1.6. давать согласие на использование сообщений электронной почты, которые будут отправлены в результате действия системы электронного адреса.

 

3.2.5.2. В отношении учетной записи электронного адреса юридического лица: 

3.2.5.2.1. убедиться в идентификации данных юридического лица;

3.2.5.2.2. укажите дополнительные каналы связи: адрес электронной почты, телефон, адрес, согласиться с уведомлениями для использования электронной почты, которые могут быть отправлены в результате пользования электронными услугами портала;

3.2.5.2.3. указать банковский счет, который можно использовать для электронных услуг, в дальнейшем использовании которых следует указать свой банковский счет;

3.2.5.2.4. указать адрес электронной почты юридического лица для конкретного пользователя:

3.2.5.2.4.1. дополнительные каналы связи: электронная почта и телефон;

3.2.5.2.4.2. согласиться с уведомлениями для использования электронной почты, которые могут быть отправлены в результате пользования электронными услугами портала;

3.2.5.2.4.3. указать количество записей по умолчанию, отображаемое в разделах учетной записи электронного адреса;

3.2.5.2.5. давать согласие на использование сообщений электронной почты, которые будут отправлены в результате действия системы электронного адреса.    

3.3. Сообщения электронной почты имеют следующий статус обработки и информационные поля: 

3.3.1. полученные сообщения:

3.3.1.1. От - имя отправителя сообщения электронной почты;

3.3.1.2. Регистр. № - регистрационный номер отправителя сообщения электронной почты;

3.3.1.3. Получено - дата и время;

3.3.1.4. ИД сообщения - уникальный идентификатор сообщения электронной почты;

3.3.1.5. Тема сообщения электронной почты;

3.3.1.6. Содержимое сообщения электронной почты;

3.3.1.7. Приложения к сообщению электронной почты, если таковые имеются.

3.3.2. отправленные сообщения: 

3.3.2.1. Кому – адресат сообщения электронной почты; 

3.3.2.2. Регистр. № - регистрационный номер адресата сообщения электронной почты; 

3.3.2.3. Отправлено: 

3.3.2.3.1. в обработке - сообщение электронной почты отправляется в систему электронного адреса для дальнейшей обработки, но еще не доступно адресату для получения; 

3.3.2.3.2. число и время, когда электронное сообщение доступно адресату для получения. 

3.3.2.4. Доставлено – число и время, когда адресат получил электронное сообщение; 

3.3.2.5. ИД сообщения - уникальный идентификатор сообщения электронной почты; 

3.3.2.6. Тема сообщения электронной почты; 

3.3.2.7. Содержимое сообщения электронной почты; 

3.3.2.8. Приложения к сообщению электронной почты, если таковые имеются. 

3.4. Если сообщение электронной почты отправляется нескольким адресатам, то в разделе «Отправленные» для каждого адресата создается отдельная запись об отправленном электронном сообщении, и в отношении каждого из адресатов отдельно фиксируется статус доставки в соответствии с пунктом 3.3.2.3 и 3.3.2.4 настоящих правил.

4. Обязанности пользователя учетной записи электронного адреса

4.1. Пользователь учетной записи электронного адреса несет ответственность за безопасность средств аутентификации, используемых для доступа к учетной записи электронного адреса. 

4.2. Если пользователь учетной записи электронного адреса подозревает, что к его электронному адресу или учетной записи электронного адреса осуществлен несанкционированный доступ или другие действия, то пользователь учетной записи электронного адреса должен немедленно сообщить в ГАРР, используя контактную информацию, указанную в пункте 5.3.1 настоящих правил. 

4.3. Пользователь учетной записи электронного адреса несет ответственность за обновление своей контактной информации в учетной записи электронного адреса в разделе «Профиль / Настройки» и за ее достоверность. 

4.4. Пользователю учетной записи электронного адреса запрещается совершать осознанные злонамеренные действия, направленные на подрыв безопасности, стабильности и производительность системы электронного адреса. 

4.5. Пользователю учетной записи электронного адреса запрещено добавлять вредоносные файлы в сообщения электронной почты. Если пользователь учетной записи электронного адреса подозревает, что им было получено электронное сообщение, содержащее вредоносное письмо, то пользователь учетной записи электронного адреса должен немедленно сообщить в ГАРР, используя контактную информацию, указанную в пункте 5.3.1 настоящих правил. 

4.6. Пользователю учетной записи электронного адреса запрещается совершать оскорбительные, обидные и противозаконные действия в учетной записи электронного адреса, использовать нецензурную речь в сообщениях электронной почты и т.п. 

4.7. Пользователь учетной записи электронной почты должен соблюдать Правила пользования порталом настолько, насколько они не противоречат настоящим правилам.

5. Обработка данных физических лиц

 

5.1. В системе электронного адреса обрабатываются данные физического лица, создавшего электронный адрес (имя/ имена, фамилия/ фамилии, персональный код, дата рождения, факт смерти физического лица), а актуальность этих данных в рамках мониторинга системы электронного адреса из Регистра жителей обеспечивает Управление по делам гражданства и миграции (далее УДГМ), Чиекуркалнская 1-я линия, д. 1, k-3, Рига, LV-1026, тел. 67209400, электронная почта pmlp@pmlp.gov.lv.

5.2. Цель обработки персональных данных физических лиц в системе электронного адреса контролерами обработки персональных данных следующая: 

5.2.1. ГАРР - обеспечить безопасный оборот и доступность электронных сообщений для физических лиц;

5.2.2. УДГМ - предоставлять обновленную информацию в каталоге электронных адресов для физических лиц, которые создали адрес электронной почты.

5.3. Пользователь учетной записи электронного адреса вправе связываться с: 

5.3.1. ГАРР по вопросам обработки персональных данных физического лица, отправляя заявление специалисту ГАРР по защите данных по адресу электронной почты personasdati@vraa.gov.lv или vdar@vraa.gov.lv;

5.3.2. УДГМ по вопросам обработки персональных данных физического лица, отправляя заявление в УДГМ по электронной почте: pmlp@pmlp.gov.lv.

6. Изменение персонального кода лица, которое создало электронный адрес 

6.1. Если владелец учетной записи электронного адреса соответствует определению пункта 1.5.1 настоящих правил и меняет свой персональный код, то: 

6.1.1. система электронного адреса, используя мониторинг, получает информацию об изменении персонального кода и:

6.1.1.1. заменяет в каталоге электронных адресов адрес электронной почты владельца учетной записи на тот, который содержит новый персональный код. С этого момента сообщения электронной почты, отправленные на предыдущий электронный адрес, не будут доставляться владельцу учетной записи электронного адреса. 

6.1.1.2. Привязанная к новому электронному адресу (персональному коду) учетная запись электронного адреса будет автоматически активирована (даже в том случае, если предыдущая учетная запись электронного адреса не была деактивирована до изменения персонального кода). Однако, если владелец учетной записи электронного адреса не намерен активировать свою учетную запись электронного адреса, то он может выполнять действия в соответствии с пунктом 2.5 настоящих правил. 

6.1.1.3. Учетная запись электронного адреса обеспечивает доступ к сообщениям электронной почты, которые были отправлены на предыдущий адрес электронной почты (содержащее предыдущий персональный код) до действий, указанных в пункте 6.1.1.1 настоящих правил. 

6.1.2. Владелец учетной записи электронного адреса несет ответственность за передачу информации о новом персональном коде тем государственным органам, от которых он намерен получать сообщения по электронной почте на свою учетную запись электронного адреса.

7. Пилотный проект системы электронного адреса до 1 января 2019 года

7.1. Цель пилотного проекта системы электронного адреса заключается в том, чтобы до истечения срока, установленного законом «Об официальном электронном адресе (далее Закон), приступить к применению Закона на принципе добровольности, обеспечивая работу системы электронного адреса и обработку персональных данных физических лиц в соответствии с требованиями Закона, и своевременно получить мнение общества (частных лиц и государственных органов) о необходимых улучшениях информационной системы электронного адреса. 

7.2. Если владелец учетной записи электронного адреса соответствует определению пункта 1.5.1 настоящих правил, то: 

7.2.1 давая свое согласие на использование системы электронного адреса во время ее пилотного проекта, владелец учетной записи электронного адреса становится участником пилотного тестирования и: 

7.2.1.1. может связываться электронным способом или отправлять документы в государственное учреждение, которое создало адрес электронной почты, и получать ответ от государственного органа по адресу электронной почты, если орган может предоставить его во время пилотного проекта; 

7.2.1.2. сообщается, что если участник не деактивировал электронный адрес после окончания срока пилотного проекта, то, начиная с 1 января 2019 года, электронный адрес, созданный в ходе пилотного проекта, будет действовать в соответствии с порядком, установленным в законе «Об официальном электронном адресе». 

7.2.1.3. Соглашается с тем, что персональные данные (имя, фамилия, персональный код, дата рождения, факт смерти физического лица) в системе электронного адреса обновляются с учетом информации, предоставленной УДГМ, и используются в информационной системе, управляемой ГАРР (включая подготовленную и подтвержденную, содержащую персональные данные информацию других участников электронного адреса в системе электронного адреса), участвуя в пилотном тестировании системы электронного адреса, в ходе которого обработка персональных данных будет осуществляться в соответствии с порядком, установленным законом «Об официальном электронном адресе», который вступает в силу 2 января 2019 года. 

7.2.1.4. В случае отзыва этого согласия обязуется действовать в соответствии с пунктом 2.5 настоящих правил. 

7.2.2. Во время пилотного тестирования системы электронного адреса может отозвать согласие на участие в пилотном тестировании в соответствии с пунктом 2.5 настоящих правил, нажав кнопку «Отозвать», в результате чего будет деактивирована учетная запись электронного адреса.

8. Заключительные положения 

8.1. Правила вступают в силу 3 сентября 2018 года.  

8.2. Пункт 7 настоящих правил вступает в силу 7 сентября 2018 года и действует до 1 января 2019 года.