1. Используемые в правилах термины
1.1. Электронный адрес - официальный адрес электронной почты;
1.2. активация учетной записи электронного адреса - действие, в результате которого в учетную запись электронной почты могут быть отправлены или получены сообщения электронной почты;
1.3. деактивация учетной записи электронного адреса - действие, в результате которого в учетную запись электронной почты не могут быть отправлены или получены сообщения электронной почты;
1.4. владелец учетной записи электронного адреса:
1.4.1. в случае физического лица - зарегистрированное в Регистре жителей Латвийской Республики физическое лицо, персональный код которого образует привязанный к учётной записи РМК электронный адрес;
1.4.2. в случае юридического лица - зарегистрированное в Регистре предприятий Латвийской Республики юридическое лицо, регистрационный номер которого образует привязанный к учётной записи РМК электронный адрес.
1.5. Пользователь учетной записи электронного адреса - пользователь, который является владельцем учетной записи электронного адреса, или которому владелец учетной записи электронного адреса предоставил право доступа и право использовать учетную запись электронной почты.
1.6. Учетная запись электронного адреса — привязанная к электронному адресу учетная запись РМК, где доступны функции электронного адреса и сообщения электронного адреса.
1.7. Система электронного адреса - совокупность технологических решений, обеспечивающая установленные законом «Об официальном электронном адресе» функции - безопасную, эффективную и качественную электронную связь, и обмен электронными документами между государственными учреждениями и частными лицами.
1.8. Контролер системы электронного адреса - Государственное агентство регионального развития (в дальнейшем ГАРР);
1.9. Сообщение электронного адреса - технически стандартизированное электронное отправление, которое создается и отправляется в системе электронного адреса с или без файлов;
1.10. Электронный счет - электронный счет, составленный в структурированном электронном виде в соответствии с правилами Кабинета министров № 154 «Порядок оборота и применяемый стандарт электронных счетов и спецификация использования его основных элементов» от 9 апреля 2019 года, и который может автоматически обрабатываться в информационных системах;
1.11. РМК - персонализированное рабочее место клиента, созданное авторизованным лицом на Портале «Мое рабочее место», содержащее идентификационные и персонифицированные сведения пользователя для работы на Портале. Информация о себе доступна только самому пользователю и только после аутентификации;
1.12. Пользователь - физическое лицо или авторизованный представитель юридического лица, который идентифицировал себя при помощи средств идентификации, доступных на Портале;
1.13. Мониторинг - в понимании настоящих правил технический способ, при помощи которого две или более информационных систем осуществляют обмен информацией, чтобы одна информационная система получала изменения в обрабатываемых данных, происходящие в другой системе.
1.14. Портал - портал услуг государственного управления www.latvija.lv.
 

2. Общая информация
2.1. Настоящие правила являются обязательными для всех пользователей учетной записью электронного адреса.
2.2. После активации учетной записи электронного адреса, для пользователя учетной записи электронного адреса содержание учетной записи и функциональность электронного адреса доступны в разделе «Моё рабочее место» - «Переписка» РМК на Портале. Если учетная запись электронного адреса деактивирована, то она доступна для использования с ограничениями в соответствии с разделом 3 настоящих правил. Если аннулирован адрес электронной почты, то учетная запись электронного адреса, привязанная к ней, больше не доступна для использования.
2.3. Сообщения электронной почты хранятся в учетной записи электронного адреса в течение 5 лет, за исключением случаев, указанных в подпунктах пункта 3.2.1 настоящих правил, и случая, упомянутого в пункте 3.2.3. Сообщения электронной почты за 30 дней до наступления срока удаления попадают в раздел «Удаленные» и восстановлению не подлежат.
 

3. Использование учетной записи электронного адреса
3.1. Разделы учетной записи электронного адреса имеют следующее значение:
3.1.1. Все сообщения, полученные на электронный адрес, доступны в учетной записи электронного адреса в разделе «Переписка»;
3.1.2. Полученные на электронный адрес сообщения доступны в разделе «Полученные»;
3.1.3. Отправленные с электронного адреса сообщения доступны в разделе «Отправленные»;
3.1.4. Черновики сообщений электронного адреса доступны в разделе «Черновики»;
3.1.5. Все удаленные сообщения, полученные на электронный адрес, доступны в разделе «Удаленные».
3.2 Владелец или пользователь учетной записи электронного адреса может осуществлять следующие действия:
3.2.1 Просматривать, искать, отбирать по интервалу времени, отбирать по признакам сообщения электронного адреса, доступным в конкретных разделах, во всех списках разделов, упомянутых в пункте 3.1 настоящих правил, и после открытия сообщения выполнять следующие действия из списка, в зависимости от вида сообщения (от принадлежности к разделу):
3.2.1.1 в отношении полученных сообщений - загружать, печатать, отвечать, пересылать, удалять, скачивать вложения;
3.2.1.2 в отношении отправленных сообщений - загружать, печатать, пересылать, удалять, скачивать вложения;
3.2.1.3 в отношении черновика - если учетная запись электронного адреса активна, то редактировать, добавлять вложения (с учетом установленных системой ограничений), добавлять электронный счет, сохранять, удалять, отправлять;
3.2.1.4 в отношении удаленного сообщения - восстановить, скачать, печатать, удалить навсегда, скачивать вложения.
3.2.2. В активной учетной записи электронного адреса:
3.2.2.1. составлять новое электронное сообщение, выполнять форматирование текста сообщения, добавлять вложения (при соблюдении установленных системой ограничений), добавлять электронный счет, указать одного или нескольких адресатов, подписывать сообщение безопасной электронной подписью, отменять составление сообщения, сохранять сообщение как черновик, отправлять сообщение;
3.2.2.2. получать сообщения на электронный адрес, адресованные владельцу учетной записи электронного адреса.
3.2.3. Удалить сообщения, полученные на электронный адрес, из разделов «Полученные» (с учетом ограничений, установленных системой), «Отправленные», «Черновики», а также удалять из раздела «Удаленные».
3.2.4. Восстанавливать видимые в разделе «Удаленные» сообщения, полученные на электронный адрес, кроме случая, указанного в пункте 2.3 настоящих правил.
3.3. Физическое лицо – владелец учетной записи электронного адреса в отношении учетной записи электронного адреса в разделе «Профиль/Настройки» может выполнять следующие действия:
3.3.2. проверить свои идентификационные данные;
3.3.3. указать дополнительные каналы связи: электронную почту, телефон, адрес;
3.3.4. дать свое согласие на получение сообщений электронной почты, которые создаются в результате использования электронных услуг Портала;
3.3.5. указать банковский счет для выполнения электронных услуг;
3.3.6. указать число отображаемых записей по умолчанию в разделах учетной записи электронного адреса;
3.3.7. активировать или деактивировать свою учетную запись электронного адреса каждые 24 часа;
3.3.8. предоставить свое согласие на получение сообщений электронной почты, которые создаются в результате использования системы электронного адреса;
3.3.9. в отношении активной учетной записи электронного адреса предоставлять, изменять и отменять право на чтение другому физическому лицу, просматривать действия, совершенные этим лицом в учетной записи электронного адреса.
3.4. Юридическое лицо – владелец учетной записи электронного адреса в отношении учетной записи электронного адреса в разделе «Профиль/Настройки» может выполнять следующие действия:
3.4.2. проверить идентификационные данные юридического лица;
3.4.3. указать дополнительные каналы связи: электронную почту, телефон, адрес;
3.4.4. дать свое согласие на получение сообщений электронной почты, которые создаются в результате использования электронных услуг Портала;
3.4.5. указать банковский счет для выполнения электронных услуг;
3.4.6. указать дополнительные каналы связи пользователей учетной записи электронного адреса юридического лица: электронную почту, телефон, адрес;
3.4.7. предоставить свое согласие на получение сообщений электронной почты, которые создаются в результате использования электронных услуг Портала;
3.4.8. указать число отображаемых записей по умолчанию в разделах учетной записи электронного адреса;
3.4.9. предоставить свое согласие на получение сообщений электронной почты, которые создаются в результате использования системы электронного адреса;
3.4.10. просматривать права доступа к учетной записи электронного адреса юридического лица, вносить изменения в права существующих пользователей при использовании электронной услуги Портала «Полномочие на выполнение действий в электронной среде от имени юридического лица»;
3.4.11. просматривать действия, совершенные пользователями в учетной записи электронного адреса.
3.5. Сообщения электронного адреса имеет следующие статусы обработки и информационные поля:
3.5.1. в отношении полученных сообщений:
3.5.1.1. От - наименование отправителя сообщения, полученного на электронный адрес;
3.5.1.2. Регистр. номер - регистрационный номер отправителя сообщения, полученного на электронный адрес;
3.5.1.3. Получено - дата и время;
3.5.1.4. ИД сообщения - уникальный идентификатор сообщения, полученного на электронный адрес;
3.5.1.5. тема сообщения, полученного на электронный адрес;
3.5.1.6. содержание сообщения, полученного на электронный адрес;
3.5.1.7. вложения в сообщение, полученного на электронный адрес, если таковые имеются.
3.5.2. В отношении отправленных сообщений:
3.5.2.1. Кому - адресат сообщения электронного адреса;
3.5.2.2. Регистр. номер - регистрационный номер адресата сообщения электронного адреса.
3.5.2.3. В отношении статуса отправки:
3.5.2.3.1. «В обработке» – сообщение электронной адреса передано системе электронного адреса для дальнейшей обработки, но еще не доступно для получения адресатом;
3.5.2.3.2. «Отправлено (дата и время)» - дата и время, когда сообщение электронного адреса доступно для получения адресатом;
3.5.2.3.3. «Не удалось отправить» – сообщение электронного адреса не было передано системе электронного адреса для дальнейшей обработки.
3.5.2.4. В отношении статуса доставки:
3.5.2.4.1. «-» – адресат еще не получил сообщение или не подтвердил его получение, но сообщение еще доступно для получения адресатом;
3.5.2.4.2. «Доставлено (чисто и время)» - число и время, когда адресат получил и подтвердил получение сообщения электронного адреса;
3.5.2.4.3. «Просрочено получателем» - адресат просрочил срок получения или срок подтверждения получения сообщения;
3.5.2.4.4. «Отклонено получателем» - адресат отклонил получение сообщения.
3.5.2.5. ИД сообщения - уникальный идентификатор сообщения электронного адреса;
3.5.2.6. тема сообщения электронного адреса;
3.5.2.7. содержание сообщения электронного адреса;
3.5.2.8. вложения в сообщение электронного адреса, если таковые имеются.
3.6. Если сообщение электронного адреса отправляется нескольким адресатам, то в разделе «Отправленные» будет создана отдельная запись для сообщения электронного адреса, отправленного каждому адресату, и для каждого из них в отдельности будет зафиксирован статус доставки в соответствии с пунктами 3.5.2.3 и 3.5.2.4 настоящих правил.
 

4. Обязанности пользователя учетной записи электронного адреса
4.1. Пользователь учетной записи электронного адреса использует только свои личные идентификационные средства электронной идентификации для доступа к учетной записи электронного адреса и несет ответственность за их безопасность, и действия, совершаемые в учетной записи электронного адреса.
4.2. Пользователь учетной записи электронного адреса, отправляя и получая электронные счета, несет ответственность за соблюдение нормативных актов, регулирующих оборот электронных счетов.
4.3. Если у пользователя учетной записи электронного адреса имеются подозрения, что к используемой им учетной записи электронного адреса осуществлен несанкционированный доступ, или совершены другие действия, то пользователь учетной записи электронного адреса обязан немедленно сообщить об этом в ГАРР.
4.4. Пользователь учетной записи электронного адреса несет ответственность за актуализацию и достоверность своей контактной информации в учетной записи электронного адреса в разделе «Профиль/Настройки».
4.5. Пользователь учетной записи электронного адреса не может выполнять действия, связанные с безопасностью, стабильностью и скоростью работы системы электронного адреса.
4.6. Пользователю учетной записи электронного адреса запрещено добавлять вредоносные файлы к сообщению электронного адреса. Если пользователь учетной записи электронного адреса подозревает, что его учетной записью было получено такое вредоносное сообщение, то пользователь учетной записи электронного адреса обязан немедленно сообщить об этом в ГАРР.
4.7. Пользователь учетной записи электронного адреса не может в учетной записи электронного адреса совершать оскорбительные и противозаконные действия, использовать нецензурные выражения в сообщениях электронного адреса или иным способом совершать оскорбительные и противозаконные действия.
 

5. Обработка данных физических лиц
5.1. В системе электронного адреса обрабатываются следующие данные физических лиц (имя/имена, фамилия/фамилии, персональный код, дата рождения, факт смерти физического лица), и актуальность этих данных в рамках мониторинга в системе электронного адреса из Регистра жителей обеспечивает Управление по делам гражданства и миграции (далее УДГМ), 1-я Чиекуркалнская линия, д. 1, k-3, Рига, LV-1026, тел. 67209400, электронная почта: pmlp@pmlp.gov.lv.
5.2. Целями обработки данных физических лиц в системе электронного адреса для контролеров обработки персональных данных являются:
5.2.1. для ГАРР - обеспечение безопасного оборота и доступности сообщений электронного адреса для физических лиц;
5.2.2. для УДГМ – обеспечение актуальной информации в каталоге электронных адресов о физических лицах, которые создали электронный адрес.
5.3. Пользователь учетной записи электронного адреса вправе связаться с:
5.3.1. ГАРР – по поводу обработки данных физических лиц, отправляя заявление специалисту по защите данных ГАРР по электронной почте: personasdati@vraa.gov.lv или vdar@vraa.gov.lv;
5.3.2. УДГМ - по поводу обработки данных физических лиц, отправляя заявление в УДГМ по электронной почте: pmlp@pmlp.gov.lv.
 

6. Смена персонального кода
6.1. Если владелец учетной записи электронного адреса меняет свой персональный код, то система электронного адреса, используя мониторинг, получает информацию о смене персонального кода и:
6.1.1. в каталоге электронных адресов меняет электронной адрес владельца учетной записи на такой, который содержит новый персональный код. Сообщения электронного адреса, отправленные на предыдущий электронный адрес, в дальнейшем не доставляются владельцу учетной записи электронного адреса.
6.1.2. Новая учетная запись электронного адреса активируется автоматически. Если владелец учетной записи электронного адреса не желает активировать свою учетную запись электронного адреса, то он деактивирует ее.
6.2. Система электронных адресов обеспечивает доступ к сообщениям электронной почты, отправленным на предыдущий электронный адрес.
 

7. Заключительные положения
7.1. Правила вступают в силу с момента подписания.
7.2. Признать утратившими силу внутренние правила Государственного агентства регионального развития № 1-2/18/22 «Правила использования учетной записи официального электронного адреса» от 4 сентября 2018 года.