Kā oficiāli sazināties ar iestādi elektroniski

Kāda ir tava pirmā doma, ja nepieciešams nogādāt iesniegumu uz valsts vai pašvaldību iestādi? Visdrīzāk, ka jāatprasās no darba uz kādām 2-3 stundām, jāatrod ar kādu transportu uz iestādi varēsi aizbraukt, iespējams laiks paies gaidot rindā utt. Bet vai Tu zināji, ka ar iestādi oficiāli var sazināties arī elektroniski?

Dokumenta sagatavošanas iespējas

Tas kā ir iespējams iestādēm nosūtīt elektroniski iesniegumus, dokumentus, jautājumus u.c. ir atkarīgs no iespējām, ko radījusi pati iestāde, piemēram, 
  • aizpildot iesniegumu uzreiz iestādes mājaslapā pieejamajā formā. Parasti šāda iespēja iestāžu mājaslapās tiek norādīta kā e-iesniegums, e-jautājums, e-pakalpojums u.c. Piemēram, iespēju rakstīt jautājumus elektroniski tiešsaistē piedāvā Valsts Ieņēmumu dienests, interaktīvā veidā aizpildīt pieprasījumu tiešsaistē Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde, Veselības inspekcija, Ķekavas pašvaldībā u.c. 
  • bieži iestādes jau ir sagatavojušas un savā mājaslapā ievietojušas standarta iesniegumu veidlapas, piemēram, Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūra savā mājaslapā ir ievietojusi veidlapas, kuras atliek aizpildīt, parakstīt ar drošu elektronisko parakstu un nosūtīt uz iestādes norādīto e-pasta adresi. 
  • portālā www.latvija.lv ir iespējams nosūtīt e-iesniegumu ikvienai valsts vai pašvaldības iestādei izmantojot e-pakalpojumu “E-iesniegums iestādei”. 
  • iesniegumu var nosūtīt brīvā formā uz iestādes e-pastu. Šajā gadījumā tekstu var rakstīt brīvā formā, dokumentu sagatavojot atbilstoši 25.06.2005. MK noteikumiem Nr. 473, parakstīt ar drošu elektronisko parakstu un nosūtīt uz iestādes norādīto e-pasta adresi. 

Ja esi nolēmis nosūtīt e-iesniegumu

izmantojot e-pakalpojumu “E-iesniegums iestādei” var iesniegt valsts vai pašvaldības iestādei domātu lūgumu, sūdzību, priekšlikumu vai jautājumu, atbilstoši Iesniegumu likumam. Pēc Pakalpojuma uzsākšanas tev būs pieejama forma „Iesnieguma sagatavošana”, kurā būs jānorāda iestāde, kurai e-iesniegums tiek adresēts, e-iesnieguma tēma un jāievada iesnieguma teksts, jānorāda tava dzīvesvietas adrese un e-pasta adrese.
Šajā e-pakalpojumā tu nevarēsi pieteikt kādu pakalpojumu, pieprasīt pabalstus, reģistrēt savu dzīvesvietu utml., ja vien neizmantosi iespēju pielikumā pievienot iesniegumu, kas būs parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Pārliecinies, vai tev nepieciešamais pakalpojums jau nav pieejams e-pakalpojuma veidā iestādes mājas lapā vai portālā www.latvija.lv.

Dokumenta sagatavošanas prasības, ja tas tiek sagatavots brīvā formā

Ja dokuments tiek sagatavots brīvā formā, tas ir jānoformē atbilstoši Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumiem Nr. 473 un jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu.
Dokumentam jāatbilst noteikumu 10. punktā minētajiem datņu formātiem, taču iestāde savā mājaslapā var norādīt arī citus dokumenta formāta veidus.

Dokumenta nosūtīšanas iespējas

Parasti iestāde savā mājas lapā norāda, uz kuru e-pasta adresi var nosūtīt elektroniski parakstītus dokumentus, bet, ja to nav iespējams atrast, sagatavoto dokumentu var sūtīt arī uz iestādes oficiālo e-pasta adresi. Visbiežāk e-pasta adreses vari atrast iestāžu mājas lapu sadaļās - Par iestādi, sadaļas Iestāde apakšsadaļā Kontaktinformācija vai arī sadaļās Kontakti, Kontaktinformācija u.tml.

Dokumenta saņemšanas fakta apstiprinājums

Ja elektroniskais dokuments ir nosūtīts uz iestādes e-pasta adresi, tad iestādei vienas darbdienas laikā uz e-pasta adresi, no kuras e-dokuments nosūtīts, ir jānosūta paziņojums par elektroniskā dokumenta saņemšanu (2.punktā minēto noteikumu 17.punkts).

Atbildes saņemšanas forma

Ja vēlies atbildi saņemt elektroniskā formā, tad ietver iesniegumā norādi par to.

Ja dokuments nav parakstīts ar e-parakstu

Ja elektroniskā veidā saņemts iesniegums nav normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, iestādes vadītājs nosaka kārtību, kādā sniedzama atbilde uz iesniegumu. Šādā gadījumā iesniedzējs nav tiesīgs prasīt atbildes sniegšanu tiesas ceļā saskaņā ar Iesnieguma likuma 10.panta ceturto daļu.

PĀRROBEŽU PAKALPOJUMU SNIEGŠANA